या विषया वर खाजगी कंपनी, व सरकारी खाती, यात फरक असतो. सरकारी खात्यात सर्व कारभार लेखी असणे गरजेचे आहे. येवढेच नव्हे तर महतवाचे सर्व कागद तीस वर्षे जपून ठेवणे सक्तीचे आहे. फरक असण्याचे कारण असे, कि सरकारी खाती जनतेला उत्तरदेयी असतात. त्यांना ऑडिटला तर सामोरे जावे लागतेच, पण त्यांचे ऑडिट जास्त कठोर असते. उदाहरणार्थ, समजा तुमच्या कार्यालयात एक ट्रेनिंगचे आयोजन झाले, व ते कार्यालयात घेण्या ऐवजी तुम्ही एका पंचतारांकित हॉटेल मध्ये घेतले. खाजगी कंपनीत ऑडिटर फक्त येवढेच बघेल कि त्यावर जो खर्च झाला त्याचे व्हाउचर इत्यादी आहेत ना, आणि तो खर्च करण्या करता सक्षम अधिकार्याची परवानगी घेतली होती का. मुळात हे ट्रेनिंग पंचतारांकित हॉटेल मध्ये घेण्याची गरजच काय होती, हा प्रश्न खाजगी कंपनीचा ऑडिटर विचरणार नाही.
सरकारी खात्यात हा प्रश्न तर आहेच, पण त्या पुढे ते "अ" हॉटेल मधेच का घेतले, "ब" किंवा "क" हॉटेल मध्ये का नाही, हा पण प्रश्न येतो. ऑडिटरच्या पलीकडे एक विजिलन्स हा प्रकार पण असतो. या सर्वांना उत्तरे देण्या करता सर्व निर्णय लेखी असावेच लागतात. आणि २००३ पासून तर माहीती अधिकार कायदा लागू झाला आहे, व त्यान्वये केवळ ऑडिटर व विजिलन्स नव्हे, तर जनता पण सर्व निर्णयांचे लेखी नोंदी मागू शकते, व त्या द्याव्या लागतात. कोळसा खाण वाटप प्रकारात तर पूर्व प्रधान मंत्री यांना न्यायालयात उभे करण्यात आले आहे. तेव्हां, सरकारी खात्यात सर्व निर्णय लेखी असणे हे default condition आहे.
तरी सुद्धा अडचणीच्या निर्णयांवर तोंडी निर्णय कधी कधी देण्यात येतात. पण यावर "उपाय" असतात. सगळ्यात सोपा उपाय म्हणजे "काल तुम्ही दिलेल्या तोंडी निर्णया प्रमाणे अमूक कृती करण्यात येत आहे" असे रजिस्टर्ड पत्र वरिष्ठांना पाठविणे. आता त्याला त्या निर्णयाचे जनकत्व नाकारता येत नाही. ई-मेलच्या जमान्यात तर हे आणखिनच सोपे झाले आहे. रजिस्टर्ड पत्र ज्याला उद्देशून होते त्याच्या पर्यंत पोहोचले का नाही, हे सिद्ध करणे कठीण असते. पण कोणाला ई-मेल /एसएमएस/ व्हाटसॅप पाठविला तर तो "मला मिळालाच नाही" असे म्हणण्याची सोय नाही. व आता कायद्या प्रमाणे ई-मेल acceptable evidence आहे.
पण सरकारी खात्यात असे करता येते कारण असे केल्या बद्दल कोणाला नोकरी वरून काढून टाकता येत नाही. फार तर दुसरी कडे बदली होईल. पण समजा खाजगी कंपनीत तुम्ही हा "उपाय" वापरलात, व तसे केल्या बद्दल कंपनीने तुम्हाला कुठले तरी दुसरेच कारण दाखवून हाकलून दिले, तर तुम्ही काय करणार ? तेव्हां, हा मुद्दा लेखी मागणे "गैर" आहे का, कायदेशीर आहे का, असा नसून तो तुमच्या कंपनीत "व्यवहार्य" आहे का, असा आहे.